Reglamento
La labor de la Junta se rige por el Reglamento de la Junta de Auditores.
(Aprobado en el 49? per¨ªodo ordinario de sesiones de la Junta, celebrado los d¨ªas 30 de junio y 1 de julio de 2005))
(Enmendado en el 35? per¨ªodo extraordinario de sesiones, celebrado el 7 de diciembre de 2005)
(Enmendado en el 37? per¨ªodo extraordinario de sesiones, celebrado el 5 de diciembre de 2007)
(Enmendado en el 40? per¨ªodo extraordinario de sesiones, celebrado el 7 de diciembre de 2010)
(Enmendado en el 42? per¨ªodo extraordinario de sesiones, celebrado el 11 de diciembre de 2012)
(Enmendado en el 67? per¨ªodo ordinario de sesiones, celebrado los d¨ªas 23 y 24 de julio de 2013)
(Enmendado en el 72? per¨ªodo ordinario de sesiones, celebrado los d¨ªas 24 y 25 de julio de 2018)
1. El Reglamento de la Junta de Auditores complementa el art¨ªculo VII y el anexo del Reglamento Financiero y la Reglamentaci¨®n Financiera Detallada de las Naciones Unidas, en los que se establecen las atribuciones relativas a la comprobaci¨®n de las cuentas de las Naciones Unidas.
2. Adem¨¢s, la Asamblea General, en su resoluci¨®n A/RES/66/232 B, respalda la funci¨®n b¨¢sica que desempe?a la Junta, como ¨®rgano independiente de auditor¨ªa externa de las Naciones Unidas y de sus fondos y programas, y su contribuci¨®n a la mejora de la rendici¨®n de cuentas, la transparencia, la gobernanza y el uso ¨®ptimo de los recursos mediante la realizaci¨®n de evaluaciones de los resultados.
3. La Junta de Auditores de las Naciones Unidas, en adelante ?la Junta?, se reunir¨¢ todos los a?os, por lo general en junio o julio, en la Sede de las Naciones Unidas los d¨ªas que acuerde la Junta.
4. Asimismo, la Junta se podr¨¢ reunir en otros momentos y lugares, si se considera necesario para el buen desempe?o de sus funciones o si lo solicita alguno de los miembros de la Junta y ¨¦sta accede a ello.
5. El qu¨®rum ser¨¢ de dos miembros, debidamente designados por la Asamblea General para integrar la Junta, pero un miembro no se ver¨¢ obligado a acatar ninguna decisi¨®n de pol¨ªtica adoptada en su ausencia, a menos que se le hubiera notificado con antelaci¨®n razonable la fecha de la reuni¨®n y los asuntos objeto de examen. Cuando un miembro no pueda asistir a una reuni¨®n de la Junta, podr¨¢ dar a conocer su opini¨®n sobre los asuntos que se van a tratar por escrito, a trav¨¦s de su representante o por tel¨¦fono o videoconferencia. El miembro en cuesti¨®n podr¨¢ solicitar asimismo dar a conocer su opini¨®n en una reuni¨®n ulterior.
6. Un miembro ausente podr¨¢ designar a una persona que no sea su Director de Auditor¨ªa Externa para que lo represente en una reuni¨®n de la Junta, y ese representante se tendr¨¢ en cuenta a la hora de determinar si existe o no qu¨®rum. La designaci¨®n de esa persona deber¨¢ ser notificada por escrito al Secretario Ejecutivo de la Junta. Esa designaci¨®n conferir¨¢ al representante todos los poderes y obligaciones del miembro que la hace, salvo los que pueda haber reservado expresamente para s¨ª.
7. La Presidencia de la Junta y del Comit¨¦ de Operaciones de Auditor¨ªa se ejerce de acuerdo con el principio de reparto equitativo, sobre la base de una rotaci¨®n cada dos a?os.
8. Cada dos a?os asumir¨¢ la Presidencia el 1? de enero el miembro que siga en antig¨¹edad al miembro cuya Presidencia termina el 31 de diciembre del a?o anterior.
9. Si el miembro que es designado Presidente de conformidad con lo establecido en el p¨¢rrafo 8 supra decide no desempe?ar esa funci¨®n, uno de los otros dos miembros, empezando por el de m¨¢s antig¨¹edad, asumir¨¢ la presidencia por el per¨ªodo completo o por el resto del mismo, seg¨²n corresponda..
10. Si la Presidencia queda vacante, porque el Presidente deja de ser miembro de la Junta o que el Director deje de ser miembro del Comit¨¦ de Operaciones de Auditor¨ªa, su sucesor asumir¨¢ el cargo de Presidente durante todo el per¨ªodo indicado el p¨¢rrafo 8 supra o durante lo que quede de ¨¦l, seg¨²n proceda.
11. Si por cualquier motivo el Presidente se ve temporalmente en la imposibilidad de desempe?ar sus funciones, el miembro que haya cumplido m¨¢s tiempo de servicio en la Junta asumir¨¢ la Presidencia durante el tiempo en que el Presidente no pueda realizar sus funciones.
12. El Presidente:
(a) organizar¨¢ el per¨ªodo de sesiones, seg¨²n se indica en los p¨¢rrafos 3 y 4 supra;
(b) preparar¨¢ el programa provisional de las reuniones, con la asistencia del Secretario Ejecutivo y el asesoramiento del Comit¨¦ de Operaciones de Auditor¨ªa;
(c) dirigir¨¢ las sesiones del per¨ªodo de sesiones;
(d) votar¨¢ s¨®lo como miembro, y
(e) difundir¨¢ la correspondencia que sea necesaria en nombre de la Junta.
13. Los miembros de la Junta, los miembros del Comit¨¦ de Operaciones de Auditor¨ªa y los auditores son independientes de la administraci¨®n de las Naciones Unidas y de sus fondos y programas. No solicitar¨¢n ni recibir¨¢n instrucciones de ning¨²n Estado Miembro. Cada miembro de la Junta velar¨¢ por que sus auditores sean percibidos como independientes, se esfuercen por ser objetivos al tratar las cuestiones de auditor¨ªa y no act¨²en movidos por intereses personales ni presiones externas, sino que basen sus conclusiones exclusivamente en pruebas de auditor¨ªa obtenidas de conformidad con las normas en vigor.
14. Ser miembro de la Junta, Director de Auditor¨ªa Externa o auditor de la Junta es incompatible con el desempe?o de cualquier cargo, obligaciones o mandato o con la participaci¨®n en ¨®rganos de las Naciones Unidas, los fondos y programas de ¨¦stas y otras entidades cuyas cuentas comprueba la Junta. Los empleados de las Naciones Unidas no participar¨¢n en las decisiones relacionadas con el contenido de las auditor¨ªas, los proyectos de cartas sobre asuntos de gesti¨®n ni los informes.
15. Cada miembro de la Junta se asegurar¨¢ de que la conducta de sus auditores sea conforme al C¨®digo de ?tica y los principios de la Organizaci¨®n Internacional de las Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), el C¨®digo de ?tica de la Federaci¨®n Internacional de Contadores (IFAC) y otras normas profesionales generalmente aceptadas.
16. Los miembros de la Junta, los Directores de Auditor¨ªa Externa y los auditores deber¨¢n informar a la Junta de cualquier v¨ªnculo estrecho que tengan con las Naciones Unidas, sus fondos y programas u otras entidades cuyas cuentas comprueban ellos, sus directores, sus funcionarios o sus empleados.
17. Los miembros de la Junta, los Directores de Auditor¨ªa Externa y los auditores se abstendr¨¢n de dar a conocer a terceros su opini¨®n personal sobre cuestiones que vaya a considerar o est¨¦ considerando el Comit¨¦ de Operaciones de Auditor¨ªa o la Junta.
18. Los Directores de Auditor¨ªa Externa y los auditores no se reunir¨¢n a t¨ªtulo oficial con representantes de Estados Miembros ni otros terceros para tratar de la labor de la Junta o de asuntos relacionados de forma directa o indirecta con ella sin informar previamente al Comit¨¦ de Operaciones de Auditor¨ªa y obtener su consentimiento antes de adoptar cualquier posici¨®n importante.
19. Las deliberaciones y las actas de la Junta y del Comit¨¦ de Operaciones de Auditor¨ªa tendr¨¢n car¨¢cter confidencial.
20. El Comit¨¦ de Operaciones de Auditor¨ªa informar¨¢ una vez al a?o a la Junta acerca de la aplicaci¨®n de esta secci¨®n sobre la independencia y la ¨¦tica.
21. Por norma general, el Presidente ser¨¢ el representante de la Junta o del Comit¨¦ de Operaciones de Auditor¨ªa, pero, si por alg¨²n motivo, le es imposible desempe?ar esa funci¨®n en una conferencia o reuni¨®n, lo har¨¢ uno de los otros dos miembros, teniendo prioridad el de m¨¢s antig¨¹edad. No se deber¨¢ interpretar que esta disposici¨®n restringe el derecho de ninguno de los miembros a asistir a una conferencia o reuni¨®n. El Presidente y el Secretario Ejecutivo tendr¨¢n la obligaci¨®n de informar a todos los miembros de la Junta y del Comit¨¦ de Operaciones de Auditor¨ªa de la celebraci¨®n de conferencias o reuniones.
22. La Junta no se considerar¨¢ obligada por ninguna opini¨®n personal ni iniciativa individual de su representante.
23. En las sesiones de la Quinta Comisi¨®n de la Asamblea General, o en reuniones similares de ¨®rganos rectores o de sus ¨®rganos subsidiarios, la Junta o el Comit¨¦ de Operaciones de Auditor¨ªa estar¨¢n generalmente representados por su Presidente. Para responder a las preguntas de fondo, el Presidente de la Junta contar¨¢ con la asistencia del Presidente del Comit¨¦ de Operaciones de Auditor¨ªa y/o del Director de Auditor¨ªa Externa que represente al auditor principal. Si el Presidente de la Junta y los dem¨¢s miembros de la Junta no pueden asistir a una reuni¨®n, la Junta estar¨¢ representada por el Presidente del Comit¨¦ de Operaciones de Auditor¨ªa y/o el Director de Auditor¨ªa Externa que represente al auditor principal.
24. Siempre que la Junta est¨¦ representada ante un comit¨¦ u otro ¨®rgano, su representante tendr¨¢ la obligaci¨®n de presentar de inmediato un informe por escrito a los dem¨¢s miembros no presentes.
25. El Presidente y el Secretario Ejecutivo transmitir¨¢n sin dilaci¨®n a cada uno de los miembros de la Junta y del Comit¨¦ de Operaciones de Auditor¨ªa una copia o un resumen de todas las comunicaciones que hayan difundido o recibido.
26. La Junta evaluar¨¢ continuamente si la evoluci¨®n de las instituciones de las Naciones Unidas requiere que se introduzcan modificaciones en la asignaci¨®n de las tareas de auditor¨ªa y los procedimientos conexos. En caso de cambios sustanciales en el ¨¢mbito de actuaci¨®n o la estructura, los procedimientos de auditor¨ªa se examinar¨¢n y se actualizar¨¢n si es oportuno, con el asesoramiento del Comit¨¦ de Operaciones de Auditor¨ªa.
27. Todos los a?os, o cuando sea necesario, la Junta determinar¨¢, con el asesoramiento del Comit¨¦ de Operaciones de Auditor¨ªa, qui¨¦n se ocupar¨¢ de cada auditor¨ªa. Dicha asignaci¨®n se comunicar¨¢ posteriormente, de conformidad con el Reglamento 7.8 del Reglamento Financiero y las Reglas Financieras de las Naciones Unidas, a la Comisi¨®n Consultiva en Asuntos Administrativos y de Presupuesto para que d¨¦ su aprobaci¨®n, o al ¨®rgano correspondiente, cuando la cuesti¨®n no sea competencia de la Comisi¨®n Consultiva.
28. Durante la realizaci¨®n de una auditor¨ªa asignada a un miembro por la Junta, ninguna iniciativa, recomendaci¨®n ni directriz dada a la administraci¨®n de una organizaci¨®n sometida a auditor¨ªa por la Junta ser¨¢ considerada propia de la Junta, a menos que est¨¦ consignada en una carta sobre asuntos de gesti¨®n debidamente estudiada por el Comit¨¦ de Operaciones de Auditor¨ªa o incluida en el informe de la Junta a la Asamblea General u otro organismo competente.
29. En caso de que s¨®lo dos miembros est¨¦n desempe?ando una funci¨®n y surja desacuerdo entre ellos, las circunstancias del asunto y las opiniones respectivas se dar¨¢n a conocer conjuntamente al tercer miembro. Ninguna otra medida ser¨¢ tomada hasta que este ¨²ltimo exprese su punto de vista.
30. El Comit¨¦ de Operaciones de Auditor¨ªa estar¨¢ integrado por los tres Directores de Auditor¨ªa Externa y el Secretario Ejecutivo como miembro por derecho propio.
31. El Comit¨¦ de Operaciones de Auditor¨ªa adoptar¨¢ decisiones por consenso, o tomar¨¢ decisiones por una mayor¨ªa de dos de los tres Directores de Auditor¨ªa Externa. El Secretario Ejecutivo no participar¨¢ en la votaci¨®n.
32. El director de auditor¨ªa externa a cargo de la auditor¨ªa distribuir¨¢ a los dem¨¢s miembros cada proyecto de carta sobre asuntos de gesti¨®n o de informe. De no presentarse observaci¨®n alguna en un plazo de cinco d¨ªas h¨¢biles, quedar¨¢ impl¨ªcita la aprobaci¨®n del proyecto. Un Director de Auditor¨ªa Externa podr¨¢ solicitar m¨¢s tiempo o que se celebre una reuni¨®n del Comit¨¦ de Operaciones de Auditor¨ªa para examinar con mayor detenimiento un proyecto. Los Directores de Auditor¨ªa Externa deber¨¢n distribuir de forma oportuna los proyectos de cartas de gesti¨®n, a fin de dar a los dem¨¢s directores una oportunidad razonable de estudiar debidamente esos proyectos durante el per¨ªodo de cinco d¨ªas h¨¢biles.
33. Como norma general, cada proyecto de informe se examinar¨¢ en una sesi¨®n oficial del Comit¨¦ de Operaciones de Auditor¨ªa.
34. En los casos excepcionales en que el Director de Auditor¨ªa Externa no est¨¦ disponible por circunstancias ajenas a su voluntad, un miembro de la Junta podr¨¢ designar por escrito a un representante interino en el Comit¨¦ de Operaciones de Auditor¨ªa. El representante interino podr¨¢ ejercer las mismas facultades que el Director de Auditor¨ªa Externa al que represente. Cada uno de los miembros del Comit¨¦ de Operaciones de Auditor¨ªa y el Comit¨¦ en su conjunto deber¨¢n planificar su trabajo de manera que se reduzca al m¨ªnimo la necesidad de nombrar a representantes interinos.
35. Cada miembro de la Junta se asegurar¨¢ de que los auditores tengan amplios conocimientos y experiencia en la realizaci¨®n de auditor¨ªas y ex¨¢menes de las operaciones del sector p¨²blico de conformidad con las normas internacionales de auditor¨ªa de la IFAC, y en las tareas que se les encomienden, as¨ª como un buen conocimiento pr¨¢ctico de al menos uno de los idiomas de trabajo oficiales de las Naciones Unidas. Cada auditor deber¨¢ tener las calificaciones y los t¨ªtulos exigidos en su pa¨ªs para realizar actividades de auditor¨ªa externa de entidades del sector p¨²blico o privado con arreglo a las mencionadas normas.
36. Cada miembro de la Junta ser¨¢ libre de determinar el alcance de una auditor¨ªa y los m¨¦todos y recursos necesarios para llevarla a cabo, siguiendo el marco de trabajo, el presupuesto, el plan estrat¨¦gico de auditor¨ªa y el manual de auditor¨ªa de la Junta. El objetivo deber¨¢ ser obtener la garant¨ªa necesaria, conforme a las normas y directrices de auditor¨ªa aplicables, de la manera m¨¢s eficaz posible.
37. La Junta decidir¨¢ si accede o no a las solicitudes de los ¨®rganos rectores, de la Comisi¨®n Consultiva en Asuntos Administrativos y de Presupuesto y de la administraci¨®n de las Naciones Unidas para realizar trabajos de auditor¨ªa espec¨ªficos o adicionales. Entre los factores que deben tenerse en cuenta figuran la competencia de la Junta para asumir el encargo, la independencia y los posibles conflictos de intereses.
38. Los miembros de la Junta no prestar¨¢n servicios distintos de la auditor¨ªa a las Naciones Unidas ni a sus fondos y programas.
39. La Junta basar¨¢ sus honorarios sobre una base de recuperaci¨®n de costos. La cuota para cada tarea se va a calcular de la siguiente manera: el tiempo que se espera emplear en t¨¦rminos de semanas-auditor multiplicado por las tasas de cargo correspondientes del miembro de la Junta de que se trate; costo de los pasajes a¨¦reos; dietas basadas en las tasas de la Administraci¨®n P¨²blica Internacional; y un porcentaje de gastos generales que ser¨¢ determinado por la Junta para cubrir los costos asociados con los directores de dedicaci¨®n exclusiva y sus adjuntos, as¨ª como oficina de apoyo administrativo.
40. Los miembros de la Junta est¨¢n provistos de adelantos trimestrales. Es la responsabilidad de cada miembro de la Junta presentar al Secretario Ejecutivo una declaraci¨®n de los gastos de los adelantos trimestrales dados. El Consejo decidir¨¢ sobre la base de la distribuci¨®n de sus honorarios entre sus miembros.
41. Adem¨¢s de los resultados de auditor¨ªa consignados en las cartas sobre asuntos de gesti¨®n que dirigen los Directores de Auditor¨ªa Externa al Secretario General o a los jefes ejecutivos competentes, la Junta preparar¨¢ y transmitir¨¢ por separado informes a la Asamblea General, u otros ¨®rganos rectores interesados, en cumplimiento de lo dispuesto en los p¨¢rrafos 7.11 y 7.12 del Reglamento Financiero.
42.El Comit¨¦ de Operaciones de Auditor¨ªa preparar¨¢ los proyectos de informes de la Junta a la Asamblea General, para que la Junta los examine y apruebe en sus per¨ªodos de sesiones antes de someterlos a la Comisi¨®n Consultiva. El Comit¨¦ de Operaciones de Auditor¨ªa preparar¨¢ asimismo los proyectos de informes de la Junta a otros ¨®rganos, para que la Junta los examine y apruebe en sus per¨ªodos de sesiones.
43. Adem¨¢s, cada Director de Auditor¨ªa Externa velar¨¢ por que los proyectos de cartas sobre asuntos de gesti¨®n y los proyectos de informes que se presentan al Comit¨¦ sean de calidad y tengan el mismo nivel que cuando se transmiten, una vez adoptados, a las entidades fiscalizadas.
44. Una vez aprobados por la Junta, el Secretario Ejecutivo distribuir¨¢ copias de los informes a los funcionarios y los comit¨¦s u ¨®rganos pertinentes de las Naciones Unidas y de sus fondos y programas.
45. Los informes de la Junta se redactar¨¢n en ingl¨¦s y se traducir¨¢n a los dem¨¢s idiomas oficiales de las Naciones Unidas de conformidad con los procedimientos de las Naciones Unidas.
46. Salvo en caso de consentimiento un¨¢nime, los proyectos de documento que deba firmar la Junta no ser¨¢n considerados hasta que sus miembros hayan tenido cinco d¨ªas h¨¢biles para estudiarlos. Una vez que un informe est¨¦ firmado por los miembros de la Junta, no se podr¨¢n introducir modificaciones en el texto sin la anuencia de la Junta, excepto correcciones tipogr¨¢ficas o de otros errores evidentes.
47. El Presidente de la Junta y el miembro que sea el auditor principal ser¨¢n identificados como tales en las p¨¢ginas firmadas por los miembros de la Junta.
48. Cuando una opini¨®n o informe de auditor¨ªa de la Junta no est¨¦ firmado por los tres miembros, deber¨¢ llevar adjunto un certificado del otro miembro o los otros miembros de la Junta, en el que se indique que el programa de auditor¨ªa correspondiente hab¨ªa sido aprobado por la Junta y que se han seguido todas las instrucciones especiales dadas por ¨¦sta.
49. Si uno de los miembros no est¨¢ de acuerdo con una decisi¨®n o conclusi¨®n de la mayor¨ªa de la Junta, deber¨¢:
(a) solicitar que se tome nota oficialmente de su desacuerdo en las actas de la Junta; o solicitar que, adem¨¢s, quede constancia del motivo de su desacuerdo en las actas de la Junta, o
(b) indicar en el informe, con o sin una declaraci¨®n de motivos, que se debe tener en cuenta que su certificado contiene reservas con respecto a la cuesti¨®n de que se trate.
50. Los dem¨¢s miembros, independientemente de la modalidad elegida para dejar constancia del desacuerdo, deber¨¢n proceder de manera que todas las opiniones queden reflejadas con imparcialidad por si se plantearan preguntas con respecto al asunto en cuesti¨®n.
51. Debido a que los informes se entregan a fin de a?o, la fecha de la firma del miembro del Consejo en el informe se indicar¨¢ en la fecha que se realiza la sesi¨®n de la Junta, aun cuando el miembro saliente de la Junta se haya retirado del Consejo el 30 de junio. En consecuencia, el miembro saliente tambi¨¦n presentar¨¢ y defender¨¢ los informes ante la CCAAP y la Quinta Comisi¨®n hasta el final de sus sesiones y seg¨²n sea necesario para ese a?o. La sesi¨®n de la Junta se lleva a cabo en julio y asisten tanto los miembros salientes como los entrantes.
52. Cada miembro de la Junta es responsable de que las auditor¨ªas que se le asignen se ajusten a las normas aplicables y se realicen de manera econ¨®mica, eficiente y eficaz, y de que, a tal efecto, se mantengan en las auditor¨ªas las normas profesionales y ¨¦ticas mediante programas o sistemas internos de garant¨ªa de la calidad.
53. El Secretario Ejecutivo gestiona la labor de la Secretar¨ªa de la Junta de Auditores de las Naciones Unidas.
54. A efectos de la contrataci¨®n del Secretario Ejecutivo, el Presidente de la Junta comunica a la Administraci¨®n la opini¨®n de la Junta sobre las cualificaciones requeridas para el puesto y la descripci¨®n de las funciones que se incluir¨¢n en el anuncio de la vacante, y solicita que se le d¨¦ al Comit¨¦ la oportunidad de comentar las aptitudes de los candidatos preseleccionados para el puesto.
55. En lo relativo a las cuestiones de auditor¨ªa, el Secretario Ejecutivo asesora a la Junta y al Comit¨¦ de Operaciones de Auditor¨ªa sobre ??la elaboraci¨®n y aplicaci¨®n de pol¨ªticas y procedimientos de auditor¨ªa; sobre asuntos administrativos y pr¨¢cticas y procedimientos financieros de las Naciones Unidas; sobre deliberaciones y decisiones anteriores de la Junta y del Comit¨¦ de Operaciones de Auditor¨ªa; y sobre la labor de la Oficina de Servicios de Supervisi¨®n Interna (OSSI) y de otros servicios de auditor¨ªa interna.
56. En cuanto al acopio de informaci¨®n, el Secretario Ejecutivo preparar¨¢ peri¨®dicamente informes para los miembros de la Junta, en los que dar¨¢ a conocer, por ejemplo, los cambios que afectan al personal directivo superior de las organizaciones y las decisiones de pol¨ªtica relacionadas con las auditor¨ªas que hayan adoptado la administraci¨®n y las autoridades legislativas. El Secretario Ejecutivo mantendr¨¢ un estrecho contacto con las Secretar¨ªas de la Comisi¨®n Consultiva en Asuntos Administrativos y de Presupuesto, la Quinta Comisi¨®n, la Dependencia Com¨²n de Inspecci¨®n y la OSSI para determinar, cuando proceda, el alcance de la labor que se est¨¦ llevando a cabo sobre temas o esferas de inter¨¦s para la Junta y facilitar la organizaci¨®n de reuniones, y llevar¨¢ a cabo las tareas que le encomienden los miembros de la Junta y el Comit¨¦ de Operaciones de Auditor¨ªa.
57. Con respecto a las reuniones de la Junta y del Comit¨¦ de Operaciones de Auditor¨ªa, el Secretario Ejecutivo:
(a) planificar¨¢ y organizar¨¢ el trabajo y contribuir¨¢ al buen funcionamiento de las reuniones, entre otras cosas, preparando el programa y los documentos necesarios para los debates y se?alando al Presidente y los miembros, por ejemplo, las decisiones de pol¨ªtica y las deliberaciones de los ¨®rganos legislativos intergubernamentales que puedan ser pertinentes para la labor de la Junta y del Grupo de Auditores Externos de las Naciones Unidas, los organismos especializados y el Organismo Internacional de Energ¨ªa At¨®mica;
(b) ayudar¨¢ a transmitir las consultas a las oficinas de las Naciones Unidas, a realizar la revisi¨®n editorial de los informes y los memorandos de la Junta y a distribuir las preguntas de la Junta a las oficinas de las Naciones Unidas y las respuestas de ¨¦stas;
(c) comunicar¨¢ y coordinar¨¢ la presencia de los participantes en las reuniones de la Junta y el Grupo, seg¨²n sea oportuno;
(d) no tomar¨¢ parte en las decisiones de la Junta y el Comit¨¦ de Operaciones de Auditor¨ªa relacionadas con el contenido de los proyectos de cartas sobre asuntos de gesti¨®n y de informes.
58. El Secretario Ejecutivo adoptar¨¢ las medidas necesarias para garantizar la plena confidencialidad de las deliberaciones y las actas de la Junta y del Comit¨¦ de Operaciones de Auditor¨ªa, que s¨®lo pueden consultar sus miembros y los auditores designados por ellos.
59. En lo que respecta a las responsabilidades administrativas, el secretario ejecutivo, asistido por el personal de la Secretar¨ªa de la Junta:
(a) prestar¨¢ apoyo al Presidente de la Junta y del Comit¨¦ de Operaciones de Auditor¨ªa;
(b) se encargar¨¢ de la base de datos con las cartas sobre asuntos de gesti¨®n y los informes;
(c) Garantizar¨¢ un registro permanente, completo y actualizado de la documentaci¨®n parlamentaria relativa a las actividades de las sesiones ordinarias y extraordinarias de la Junta y el Panel.
(d) Asimismo, los archivos permanentes que mantiene el Secretario Ejecutivo deben incluir las resoluciones fundacionales de cada entidad bajo las cuales se realiza la auditor¨ªa, resoluciones espec¨ªficas de los comit¨¦s rectores, acuerdos espec¨ªficos entre el auditor y las entidades, y las normas y reglamentos financieros pertinentes. Los auditores principales deben incluir la correspondencia importante entre los auditores y los clientes, as¨ª como las conclusiones y decisiones adoptadas por los auditores sobre cuestiones de pol¨ªtica que puedan tener repercusi¨®n en futuras auditor¨ªas. Aparte de esto, los documentos que actualmente est¨¢n disponibles en internet o en la intranet de la ONU no necesitan guardarse en los archivos permanentes. Todos los documentos proporcionados por los auditores principales deben estar en formato impreso y electr¨®nico;
(e) preparar¨¢ las propuestas bienales para el presupuesto por programas de la Secretar¨ªa y la Junta de Auditores, las cuales se someten a la aprobaci¨®n del Comit¨¦ de Operaciones de Auditor¨ªa y la Junta;
(f) supervisar¨¢ los gastos y certificar¨¢ las cuentas en lo que respecta a la secretar¨ªa de la Junta; y
(g) dirigir¨¢, orientar¨¢ y organizar¨¢ las tareas del personal de la Secretar¨ªa de la Junta y velar¨¢ por que se ejecute de manera eficaz y oportuna el programa de trabajo de ¨¦sta.
60. Todos los registros de la Junta que no est¨¦n recogidos en documentos oficiales de las Naciones Unidas, como las actas de las sesiones de la Junta y los reglamentos y documentos similares, formar¨¢n parte de los archivos permanentes y confidenciales de la Junta, que est¨¢n bajo la custodia de su secretar¨ªa. La correspondencia general y los memorandos oficiales de los miembros de la Junta, del Comit¨¦ de Operaciones de Auditor¨ªa y del Secretario Ejecutivo de la Junta ser¨¢n destruidos tras un per¨ªodo de cuatro a?os; no se deber¨¢n dar a conocer a terceros, salvo si la Junta o el Comit¨¦ de Operaciones de Auditor¨ªa as¨ª lo deciden.
61. Los informes de auditor¨ªa y los documentos de trabajo conexos o relacionados con las actividades de la Junta, sean de la naturaleza que sean, pertenecen a la Junta y se conservar¨¢n en el lugar y de la manera que ¨¦sta indique. Hasta que la autoridad competente adopte una decisi¨®n definitiva respecto al informe de la Junta, toda persona que haya firmado un informe de la Junta, o su sucesor, tendr¨¢ derecho a acceder a todos los documentos y papeles relacionados con dicho informe, incluidos los que se encuentren en formato electr¨®nico, aun cuando ya no sea miembro de la Junta; este derecho se aplicar¨¢ igualmente tras un periodo an¨¢logo respecto a los informes presentados a otros ¨®rganos rectores o partes. Si el miembro en ejercicio solicita, por conducto del Secretario Ejecutivo, los papeles de trabajo de un antiguo miembro de la Junta, este ¨²ltimo estar¨¢ obligado a facilitar el acceso a dichos documentos.
62. La Secretar¨ªa de la Junta se encargar¨¢ de mantener una base de datos, en su disco compartido, con las cartas sobre asuntos de gesti¨®n y los informes, respuestas recibidas y otros documentos pertinentes para uso de los equipos de auditor¨ªa. El Secretario Ejecutivo deber¨¢ preservar su confidencialidad, en la medida indicada por la Junta y el Comit¨¦ de Operaciones de Auditor¨ªa.
63. Los documentos preparados por los auditores en el marco de sus actividades de comprobaci¨®n de cuentas, como estados, an¨¢lisis o memorandos, y los registros que sirven de base para los informes sobre los estados financieros de las organizaciones ser¨¢n destruidos cuatro a?os despu¨¦s de la aprobaci¨®n por parte de la Asamblea General de los correspondientes estados financieros y del informe de auditor¨ªa de la Junta al respecto, a menos que la Junta o el Comit¨¦ de Operaciones de Auditor¨ªa determine que ese per¨ªodo ha de ser m¨¢s largo. Lo mismo se aplica a los informes presentados a otros ¨®rganos rectores. El auditor principal ser¨¢ el custodio de los papeles de trabajo de auditor¨ªa y su eliminaci¨®n deber¨¢ ajustarse, como m¨ªnimo, a las normas y procedimientos de la Junta establecidos en el p¨¢rrafo 59.
64. Las condiciones de acceso a los documentos de trabajo por parte de terceros, como instituciones judiciales o parlamentarias de los Estados Miembros y ¨®rganos de inspecci¨®n, investigaci¨®n o auditor¨ªa interna de las Naciones Unidas, las determinar¨¢ la Junta, sobre la base de la posici¨®n del Grupo de Auditores Externos a este respecto y los propios procedimientos de la Junta.
65. Los miembros de la Junta podr¨¢n solicitar al Presidente que se emita un comunicado de prensa cuando se estime necesario.
66. Si el Presidente recibe una solicitud para emitir un comunicado de prensa, celebrar¨¢ consultas con los dem¨¢s miembros de la Junta sobre la necesidad de hacer ese comunicado, y se tomar¨¢ una decisi¨®n al respecto por consenso entre los miembros de la Junta. A continuaci¨®n, el Presidente estudiar¨¢ con los dem¨¢s miembros el texto y el estilo propuestos para el comunicado de prensa y publicar¨¢ ¨¦ste en su calidad de Presidente de la Junta.
67. Todas las solicitudes de informaci¨®n por parte de medios de difusi¨®n se dirigir¨¢n al Secretario Ejecutivo, quien se asegurar¨¢ de que esas solicitudes se pongan por escrito. El Secretario Ejecutivo propondr¨¢ el texto de la respuesta al Presidente del Comit¨¦ de Operaciones de Auditor¨ªa, quien, tras consultar con los dem¨¢s Directores de Auditor¨ªa Externa, dar¨¢ su aprobaci¨®n por escrito.
68. El contenido de los informes de auditor¨ªa no se revelar¨¢ a la prensa, a menos que los informes hayan sido firmados por los miembros de la Junta y transmitidos a los ¨®rganos rectores competentes y estudiados por ¨¦stos.
69. El Secretario Ejecutivo se ocupar¨¢ de mantener un archivo con todas las solicitudes de informaci¨®n presentadas por medios de difusi¨®n y sus respuestas a las mismas.
70. Las comunicaciones entre los miembros de la Junta se har¨¢n por correo postal, fax o medios electr¨®nicos.
71. En caso de transmisi¨®n de la responsabilidad de una o varias tareas de auditor¨ªa de un miembro de la Junta a otro o a su sucesor, y de conformidad con las directrices del Grupo de Auditores Externos, se preparar¨¢ un documento oficial de la transmisi¨®n, que conservar¨¢n tanto el auditor saliente como su sucesor. Dicho documento debe detallar las actividades de traspaso. Por lo general, este registro debe incluir los pormenores de una sesi¨®n de capacitaci¨®n en la oficina del miembro entrante para presentar a los clientes y sus respectivas entidades. Debe garantizarse una presentaci¨®n exhaustiva de los clientes objeto del traspaso, realizada tanto por los propios clientes como por los auditores salientes. Asimismo, el registro de traspaso debe detallar la presentaci¨®n a los principales directivos y puntos de contacto de los clientes, as¨ª como otras actividades espec¨ªficas de transferencia entre los miembros de la Junta saliente y entrante. Por ¨²ltimo, el documento debe enumerar la documentaci¨®n entregada y la informaci¨®n clave facilitada verbalmente.
72. En los a?os pares, cuando se produce una transmisi¨®n de responsabilidades a mitad de a?o entre un miembro saliente de la Junta y su sucesor reci¨¦n elegido, el miembro saliente recibir¨¢ el 60% de los honorarios anuales, por los dos primeros trimestres, y su sucesor, el 40%.
73. El presente reglamento se publicar¨¢ en el sitio web de la Junta, en los dos idiomas de trabajo de las Naciones Unidas.
74. El presente reglamento ha sido revisado y aprobado por la Junta en su 72? per¨ªodo ordinario de sesiones, celebrado los d¨ªas 24 y 25 de julio de 2018.