Secci車n de Gesti車n de Documentos
Qui谷nes somos
La Secci車n de Gesti車n de Documentos canaliza todas las solicitudes de procesamiento de documentos para reuniones y de publicaciones previstas en los mandatos.
Qu谷 hacemos
La Secci車n coordina la presentaci車n puntual de los documentos para reuniones y las publicaciones previstas en los mandatos. Mantiene una estrecha interacci車n con los autores de los departamentos, las secretar赤as de los 車rganos intergubernamentales, las misiones permanentes y todas las dependencias de procesamiento para garantizar que la presentaci車n de los documentos sea previsible y que estos se publiquen a tiempo y simult芍neamente en los seis idiomas oficiales de las Naciones Unidas.
Las principales funciones de la Secci車n, que abarcan toda la cadena de gesti車n y procesamiento de la documentaci車n, son las siguientes:
- Planificaci車n anticipada de los documentos que deben examinar la Asamblea General, el Consejo de Seguridad, el Consejo Econ車mico y Social y todos sus 車rganos subsidiarios en Nueva York, para lo cual es necesario:
- Examinar las resoluciones antes de que se aprueben a fin de evaluar sus consecuencias para el presupuesto por programas.
- Gestionar la demanda asignando fechas para la presentaci車n de documentos y negociando las excepciones, y pronositcar el volumen de trabajo para facilitar la planificaci車n de la capacidad en todas las dependencias de procesamiento.
- Verificar que todos los documentos anteriores a cada per赤odo de sesiones, es decir, los que van a examinar los 車rganos deliberantes en sus per赤odos de sesiones, se redacten y presenten para su procesamiento de conformidad con los mandatos legislativos.
- Procesamiento de la documentaci車n, que abarca la programaci車n, el procesamiento y la publicaci車n puntual de los documentos para reuniones en los seis idiomas oficiales de las Naciones Unidas, utilizando , que es un sistema electr車nico de gesti車n del flujo de trabajo de principio a fin.
La gesti車n proactiva de los documentos, que incluye la asignaci車n de fechas para la presentaci車n de documentos, la negociaci車n de excepciones y la programaci車n din芍mica, es crucial para que los documentos se publiquen con puntualidad. La Secci車n utiliza herramientas de inteligencia institucional para analizar los datos y establecer tendencias, y para el prop車sito de los documentos no programados, detectando y mitigando al mismo tiempo los posibles riesgos.